Premessa La prima regola per la trascrizione dei Registri è quella di riportare i dati così come sono scritti nei Registri. E’ importante tenere sempre presente il motivo per il quale si sta indicizzando i dati di un Registro. Ai fini di una ricerca storica, è importante trascrivere i dati così come sono scritti. Ai fini della costruzione di un albero genealogico, è invece importante poter associare per quanto possibile, e possibilmente in modo automatico, il nome e cognome moderno al dato storico, agevolando in tal modo la ricerca genealogica. È opportuno perciò che tutti i dati modificati o corretti, se la correzione è rilevante, siano riportati nella forma originale in un apposito campo Commento: in questo modo si facilita la ricerca genealogica e si preserva la ricerca storica. Tutto questo non sempre è facile e richiede sempre un poco di buon senso.
Linee guida Generali
Regola inderogabile:
I record devono essere indicizzati nella pagina in cui iniziano. Questa regola deve essere considerata senza eccezioni, anche nel caso in cui tutti i dati da trascrivere siano nella pagina successiva, e anche se il numero dell’atto indicato a margine (quando c’è), sia nella pagina successiva. Chi indicizza una pagina deve essere sempre certo che il primo Atto da indicizzare è quello che inizia in quella pagina.
Scrivere Utilizzando solo lettere Minuscole e la iniziale Maiuscola Digitate i dati utilizzando lettere maiuscole solo per le iniziali. In particolare, non scrivere tutto maiuscolo! (Adamo, D'Ambrosio, Del Fabro)
Accenti Per i Nomi e Luoghi usare le lettere accentate con accento grave (àèìòù). Non usare l’apostrofo come accento. Ad esempio: Perabò, non Perabo’; Dorbolò non Dorbolo', Doberdò, non Doberdo’.
Diciture “Come Sopra”,
- Se un documento contiene simboli di ripetizione o diciture “come sopra”, “eodem”, "idem", ... digitare i dati corrispondenti del documento o Atto precendente.
Abbreviazioni
- Nomi
- I nomi abbreviati devono essere decodificati. Dom.co va trascritto Domenico.
- Se non si è sicuri di cosa significa un'abbreviazione, digitare ciò che è stato scritto.
- Non includere mai la punteggiatura ( - : ): è ammesso solo l’Apostrofo.
- Luoghi
- Se un nome di un luogo è stato scritto sbagliato e potete determinare l'ortografia corretta, correggete l'errore.
- Se un nome di un luogo è stato abbreviato e potete determinare a cosa corrisponde la sigla, digitate il nome completo anziché l'abbreviazione.
- Se non si è sicuri di cosa significa un'abbreviazione, digitare ciò che è stato scritto.
Informazioni corrette e depennate
- Se i dati sono stati depennati e sostituiti, digitate i nuovi dati.
- Se i dati sono stati depennati e non sostituiti, ma i dati originali sono leggibili, digitate i dati depennati.
- Se i dati sono stati cancellati e non sono stati sostituiti e i dati originali sono illeggibili, considerare il campo come illeggibile.
- Se un documento è stato contrassegnato come cancellato, si cerca di capire il motivo e ci si comporta di conseguenza. Può capitare di trovare un atto di nascita registrato nel Registro dei Morti e poi cancellato: è importante accertarsi per quanto possibile che quel dato non venga perso. Con questa procedura di acquisizione, si possono acquisire anche atti diversi di uno stesso registro: basta cambiare la tipologia dell’evento per qull’atto.
Informazioni illeggibili
- Pagina completamente illeggibile. Può succedere che l'intera pagina sia del tutto illeggibile: in questo caso si deve acquisire un unico atto indicando una data deducibile dal contesto, con 2 punti interrogativi nei campi obbligatori (??) e l'indicazione "Pagina Illeggibile" nella Nota.
- Per le date illeggibili: non indicare le parti illeggibili della data. L’anno deve essere sempre riportato anche se desunto dal contesto. Lo stesso vale per il mese, se il contesto lo permette. In ogni caso va chiarito nella nota dell’evento, quale parte della data è illeggibile e quale ricostruita.
es. 'GG data Batt. illeggibile'. 'GGMM data Batt. illeggibile'
- Un carattere illeggibile. Se non si è in grado di leggere una lettera, utilizzate un punto interrogativo (?) per sostituire la lettera illeggibile.
- Caratteri multipli illeggibili. In presenza di più lettere illeggibili consecutive, usate un asterisco (*) per sostituire il gruppo di lettere illeggibili.
- Un campo illeggibile.
- Quando un dato non è indicato, lasciare il campo vuoto
(se il campo è obbligatorio, digitare -- ).
- Quando un dato risulta illeggibile, inserire 2 punti interrogativi nel campo (??).
- Quando ci sono forti dubbi sulla corretta lettura di un dato, inserire un punto di domanda (?) dopo il dato di dubbia lettura. Ad esempio: Chiarandini?
Atti con registrazioni multiple
- Può succedere che in un unico atto vi siano indicazioni che riguardano più persone: é ad esempio il caso di un Atto di Battesimo di due gemelli. Non sempre vengono scritti due Atti. Spesso viene redatto un atto solo con i nomi dei gemelli e i padrini dell'uno e dell'altro.
- Si possono trovare registrazioni che riportano Atti Notarili o Sentenze di Tribunale in cui vengono menzionati eventi che riguardano più persone: ad esempio nascite/battesimi di figli nati all'estero, oppure riconoscimento di figli nati prima del matrimonio, registrati in precedenza come illeggittini o riconosciuti solo da un genitore, ecc.
Per tutte le registrazioni multiple, bisogna trascrivere un Atto per ogni individuo.
Campi obbligatori e campi facoltativi
Il tracciato del record di acquisizione dei documenti prevede la presenza di tutti i campi che, in momenti e situazioni diverse, possono contenere notizie che si ritiene utili conservare, se presenti. Molto spesso tuttavia i dati presenti negli Atti che si sta trascrivendo sono molti di meno di quelli ipotizzati nel tracciato. Alcuni campi pertanto sono da considerarsi obbligatori, altri facoltativi. In generale sono obbligatori i dati principali dell’Atto: Evento cioè il fatto registrato nell'atto Nome, Cognome e Sesso della persona interessata Data Evento Luogo Evento Per i matrimoni la obbligatorietà vale anche per il Nome e Cognome del Coniuge.
La data dell’evento è obbligatoria. Se non è indicata o è illeggibile, va ricostruita almeno in parte (almeno l’anno) in base al contesto della sequenza degli atti nel registro (annotando il fatto nelle note).
Gli altri campi obbligatori devono essere sempre acquisiti: l'assenza del dato da acquisire va segnalata digitando 2 lineette -- nel campo considerato obbligatorio.
I campi non obbligatori vanno comunque acquisiti se presenti nell'Atto.
Linee guida specifiche dei campi
Nome
- Se il nome di una persona è stato registrato più di una volta sullo stesso documento, digitare il nome con la forma più completa del nome.
Ad esempio, il nome di una persona registrato come GBatta e Gio:Batta sullo stesso documento dovrebbe essere digitato come Gio Batta
- Se non potete determinare se un nome sia un nome proprio o un cognome, digitatelo nel campo Nome.
Cognome
- Il campo cognome va sempre indicato. Per i Battesimi il cognome del bambino, se, come in genere succede, non viene indicato, si intende sempre quello del padre, altrimenti, in caso di padre ignoto, quello della madre.
- I cognomi da nubile, per le donne sposate, devono essere digitati prima dei cognomi da sposata nel campo Cognomi. Se è presente anche il marito, non va aggiunto il cognome del marito nel campo cognome della moglie.
- Negli Atti di Morte delle donne sposate, spesso non è indicato il cognome da nubile. Indicare quindi il Cognome del Marito, seguito da un come cognome della defunta: "Anna moglie di Antonio Mongiat", indicare Mongiat* come cognome di Anna.
- In tutti i casi, non dare per scontato il cognome di un individuo sulla base del cognome di qualcun altro: meglio prestare sempre attenzione. Tuttavia appare ovvio che se troviamo un Antonio figlio di Pietro di Giacomo Mongiat e di Anna di Valentino Cartello, il cognome di Antonio è Mongiat e il cognome della madre Anna è Cartello.
- Cognomi doppi e soprannomi:
· “Vallar Cuttin” indicizzare Cognome: “Vallar Cuttin”;
· “Vallar detto Cuttin” indicizzare
- Cognome: “Vallar”
- Soprannome: ”Cuttin”.
· Succede che in parti diverse dello stesso Atto sia indicato indifferentemente a volte “Vallar Cuttin”, altre volte “Vallar detto Cuttin”: preferire la forma con i due cognomi “Vallar Cuttin”
- Per gli Esposti a cui non è stato attribuito un cognome alla nascita, indicare “Esposto” come Cognome.
Variazioni di Nome e Cognome e Pseudonimi
- Un documento può includere ortografie diverse del nome o del cognome di una persona. Se sono stati registrati nomi alias o se il nome di una persona è stato scritto con ortografie diverse, digitare tutte le varianti, separandoli con una o. Riportare per primo il nome o cognome giudicato più corretto.
Soprannome
- Il soprannome è facilmente individuabile perché preceduto da “detto”, o “vulgo”, o analoghe diciture.
- Il soprannome, se presente, deve essere sempre riportato nell’apposito campo: oltre che dato culturalmente rilevante, sarà utile e a volte indispensabile nella costruzione degli alberi genealogici, per risolvere i casi di omonimia.
Titoli nobiliari o Appellativi
- Non riportare i titoli nobiliari o gli appelletivi nei campi Cognomi. Tali termini devono essere digitati nel campo Titoli Nobiliari o Appellativi, se disponibili. In assenza di campo specifico e se il dato è ritenuto interessante, può essere riportato fra le note, o vanno ignorati se considerati di poco interesse.
“Senza Nome”
- Quando è stato registrato un bambino senza nome o con la indicazione "nato morto", "neonato", “parvulus”, "Puella", "Putto" al posto del nome nel documento, indicare convenzionalmente “NN” (Non Nominato) nel campo Nome e indicare il Cognome del padre, se presente, o della madre. Si tratta in genere di bambini nati morti e quindi non battezzati, ma non sempre. Si può infatti trovare annotata anche l'età: forse il Parroco si era dimenticato il nome.
Sesso
- M/F: definire non solo in base al nome, ma anche in base al contesto.
Coniugi
- Se sono elencati più coniugi per una persona, acquisire i dati del coniuge attuale o più recente nei campi “coniuge”, e annotare “Altro Coniuge” nelle note. Il caso più frequente lo troviamo negli Atti di Morte.
Luoghi
- Digitate il nome del luogo nel campo della località, aggiungendo, se del caso, il nome del Comune: “Talezae, Martignacco”, “Plaino, Pagnacco”, “Cuel Malis, Moruzzo”: così si salva il nome della località e si forniscono dati sufficenti per rintracciare quel luogo sulle Mappe.
Date
- L'ordine delle date registrate (come giorno-mese-anno o mese-giorno-anno) varia a seconda di dove sono stati creati i documenti e del loro periodo storico.
- Riportare le date sempre nella forma AAAA-MM-GG o AAAAMMGG
- Se più date sono state fornite per una nascita, digitate la data meno recente.
- Se più date sono state fornite per altri eventi, digitate la data più recente o l'ultima data.
- Se la data è indicata come approssimativa, indicare la data preceduta dal carattere ~ (tilde): clic destro sul campo data e scelta del carattere ~.
Chiarimenti sulla interpretazione delle date.
Nei battesimi, non sempre è indicata la data di nascita. La data dell’atto corrisponde alla data del battesimo e la data di nascita deve essere acquisita solo se indicata. In alcuni casi, in particolare dalla fine del 1600 o dagli inizi del 1700, troviamo l’indicazione “nato oggi”, “nato ieri” o “nato l’altro ieri”, o viene indicata la data esatta di nascita: in questi casi si acquisisce anche la data di nascita nell’apposito campo. In caso di Esposti, indicare la data del ritrovamento come data di nascita, senza basarsi sulle impressioni al momento del ritrovamento (“…della apparente età di giorni due”).
Negli atti di morte troviamo sempre la data di morte: la data dell’atto di morte non va acquisita e la data di morte va calcolata in base alla descrizione: morto oggi, morto ieri… In caso di ritrovamento di cadavere, va indicata la data di morte presunta, se indicata, altrimenti la data dell’Atto.
Per gli atti di matrimonio va indicata sempre la data dell’Atto come data di matrimonio.
Particolarità su Data e Ora di un evento:
1) Prima del periodo Napoleonico (1806) in Italia si considerava che il giorno iniziava al tramonto e finiva al tramonto del giorno successivo. Mezzanotte era alle ore 6 di notte. Mezzogiorno alle ore sei di giorno o alle ore 18. Il giorno finiva alle ore 24, al tramonto del sole. “nato alle ore 22 di oggi” significa nato alle 4 del pomeriggio! Perciò non meravigliamoci se viene battezzato alle ore 23: sono le 5 di pomeriggio.
2) Nel periodo Napoleonico (1806 al 1815) troviamo spesso la precisazione “ora italiana”, o “ora francese”: - “ora italiana” si intende quella descritta al punto 1). - “ora francese” si intende l’ora come oggi considerata. Non sempre però troviamo questa precisazione. Quindi si va a buon senso.
3) Precisazioni su diciture che trovamo nel periodo pre-napoleonico:
- “nato la scorsa notte fra le ore da 1 a 6 (italiane)”: si intende “nato ieri”
- “Nato dopo la mezzanotte” o “dopo le 6 (italiane)” o “dopo le ore 1 francesi”: si intende “nato oggi”.
- “Nato stanotte”: senza altre indicazioni, vale nato oggi
- “Nato il giorno esterno”: non è chiaro cosa significhi. Per ora interpretiamo “nato ieri”.
- “nato alla metà della scorsa notte”: si intende “nato ieri” (questo vale sempre).
4) Alcune particolarità grafiche da tenere presente, per i numeri e i mesi:
- ii = 11
- i2 = 12
- 2i = 21
- 7bre = settembre
- 8bre = ottobre
- 9bre = novembre
- Xbre = dicembre
Eta'
- Riportare l’età così come indicata. L'età può essere riportata in anni, mesi e giorni. Riportare i numeri nei tre appositi campi, ignorando l'eventuale "circa".
- Se un'età è stata data come un intervallo di tempo, ad esempio 65-67, digitate la prima eta' registrata, che in questo esempio sarebbe 65.
- Se un'età è stata registrata come un numero approssimativo, come "14 anni al prossimo compleanno", "circa 14 anni", "nei pressi di 14 anni", o "vicino ai 14 anni", non mettete la descrizione ma digitate solo il numero .
- Se non è stata indicata l’età, non calcolate l'età in base ad altri dati presenti.
Celebrante
- Campo di testo libero in cui riportare il nome del Celebrante del rito del Battesimo, del Matrimonio, o delle Esequie.
Padrini / Testimoni
- Campo di testo libero in cui riportare il nome dei Padrini per il Battesimo, dei Testimoni per il Matrimonio, dei Testimoni per la Morte.
Note e Commenti
- Per ogni evento (Battesimo, Matrimonio, Morte, ecc.) è previsto un campo Note in cui possono essere annotate tutte le particolarità di quell’evento, non trascrivibili in specifici campi.
In questo campo possono essere annotate anche particolarità nella grafia dei Nomi, dei Luoghi, delle Date.
- E’ anche previsto un campo Commenti riguardante l’intero documento che si è trascritto.
|